Das Portable Document Format (PDF), das den meisten Menschen einfach als PDF bekannt ist, bezeichnet ein Dateiformat, in dem Text- und Bilddokumente unabhängig von Hardware, Software und Betriebssystemen dargestellt werden. PDF wurde in den 1990er Jahren von Adobe entwickelt. Im Laufe der Jahre hat sich diese Form der Dokumentendarstellung immer weiter durchgesetzt, insbesondere in Unternehmen. In der Tat ist PDF so populär geworden, dass jedes Unternehmen es mittlerweile einsetzen kann, ohne dass dafür Lizenzgebühren anfallen.
Neben Text und Bildern unterstützt PDF auch andere digitale Inhalte. Dazu gehören Rich Media wie Videoinhalte und interaktive Anmerkungen wie Formularfelder. Das PDF unterstützt auch 3-dimensionale Datenformate, logische Gliederungselemente und sogar Ebenen. Die Vorteile von PDF sind vielfältig und gehen weit über die reine Präsentation digitaler Daten hinaus. Lesen Sie weiter, um die 7 wichtigsten Vorteile des PDF-Formats für Unternehmen kennenzulernen.
Vorteile der Verwendung von PDF-Dateien
1. Festes Dokumentenformat
Es ist leicht möglich, dass Ihre Dokumente bei der Konvertierung auf verschiedenen Computern oder Betriebssystemen verzerrt werden. Zum Beispiel kann ein Dokument, das Sie in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt haben, einige Elemente verlieren, wenn Sie es in eine Excel-Tabelle übertragen.
Mit PDF bleiben Ihre Dateiformate gleich, unabhängig davon, wo Sie sie öffnen. Sie können von jedem Gerät oder Betriebssystem aus nahtlos auf diese Dateien zugreifen, sofern das Gerät PDF unterstützt. Noch besser: Die Dateien sind immer druckfertig. Sie müssen keine Formatierungsänderungen vornehmen, um das Dokument zu drucken, was Ihnen viel Zeit spart.
2. Das Format ist allgegenwärtig
Wie bereits erwähnt, können Sie PDF-Dateien über verschiedene Betriebssysteme hinweg austauschen, ohne dass der Inhalt des Dokuments verfälscht wird. Abgesehen davon, dass die Genauigkeit Ihrer Dateien erhalten bleibt, gibt es den zusätzlichen Vorteil der Universalität. In der Tat können Sie eine PDF-Datei in jeder Region der Welt weitergeben, und ihr Inhalt wird immer ohne Fragen akzeptiert.
3. Sicherheit ist garantiert
Die Sicherheit von Dokumenten war schon immer eine Angelegenheit von größter Wichtigkeit. Ein kleiner Akt der Nachlässigkeit und Ihr Dokument könnte in die Hände von böswilligen Menschen gelangen. Ihre sensiblen Daten könnten an Dritte, wie z. B. Online-Händler, verkauft und dazu verwendet werden, Ihre Einkaufsgewohnheiten zu beeinflussen. Schlimmer noch: Diese zwielichtigen Gestalten könnten Ihre persönlichen und finanziellen Informationen nutzen, um Cyberkriminalität zu begehen. Daher sollten Sie sehr vorsichtig sein, wenn Sie sensible Daten über mehrere Plattformen hinweg teilen.
4. Kleine Dateiablage
Es ist nun schon eine Weile her, dass das Konzept des papierlosen Büros Realität wurde. Und viele Unternehmen schließen sich dem Wahn kontinuierlich an. Ein Vorteil des papierlosen Büros ist, dass Sie eine Menge Zeit und Bürofläche sparen, indem Sie alle Papierdokumente in einen digitalen Fußabdruck übertragen. Um dieser Motivation gerecht zu werden, verdienen Sie ein digitales Dateispeicherformat, das so viele Daten wie möglich in kleine Dateien komprimieren kann.
Unabhängig von der Größe Ihrer Dokumente komprimiert PDF diese in eine kleine Dateigröße. Dadurch wird zusätzlicher Speicherplatz auf Ihrer Festplatte frei, den Sie für Ihre anderen Geschäftsdokumente nutzen können. Sie können dabei Kostenloser PDF Verkleinern benutzen. Außerdem können Sie so leicht auf Ihre Dateien zugreifen und sie wiederfinden. Das Beste daran ist, dass die Qualität Ihrer Dokumente nicht beeinträchtigt wird, auch wenn PDF sie in kleinere Dateien komprimiert.
5. Unterstützt von jedem Betriebssystem
PDF ist eines der am besten kompatiblen Dateiformate. Es spielt keine Rolle, ob Sie Windows oder MAC verwenden, Sie können Dokumente mit Leichtigkeit erstellen und austauschen. Und natürlich bleibt die Formatierung der Dokumente gleich. Abwesend vom Büro? Kein Problem, denn Sie können direkt von Ihren mobilen Geräten aus auf Ihre Dokumente zugreifen.